Verksamhetsprojekt, Självincheckning Och Digitala Frikort.

BAKGRUND

Region Skåne har tagit ett beslut om att införa självincheckning inom vården. Genom att utnyttja dagens patientadministrationssystem PASiS där all patientdata lagras, skulle lösningen vara att läsa ut patientens bokade besök och visualisera det i en självincheckningsautomat och i en mobilapplikation. Då hade patienterna haft möjlighet att själv checka in och betala för sitt bokade besök och slippa köa till kassorna. I denna lösning la man till att visa frikortstatus och att få ett frikort utskrivet om man har uppnått beloppet till frikort. Den mobila applikationen har arbetats fram parallellt med dagens system för att skapa en helt oberoende lösning från hårdvara och följa med i framtidens mobila satsningar. Mobilt BankID används för personlig identifiering och en DIBS-lösning (betalningslösning) för säkra betalningar har byggts in.

LÖSNING

Efter en lyckad lansering av två automater i verksamheten såg man till att effektivisera rutinerna för verksamheten gällande beställningar i Region Skånes IT-system, utbildningar på hårdvaran och mjukvaran, nya felanmälningsblanketter av olika typer av problem som kunde uppstå osv. Projektet har växt med tiden och allt fler från Region Skåne har behövt vara med och ta fram nya rutiner för hanteringen av nya självincheckningsautomater. Delar som IT och säkerhet, kommunikation för marknadsföring, regionservice för placering av automater och finansiella aspekter har haft stor inverkan på projektets tillväxt.

Syftet med lösningen har hela tiden varit att avlasta personalen i kassorna så att de kan ägna tid åt viktigare arbetsuppgifter. Utmaningen är dock att kassapersonalen behöver lägga tid på utbildning, felhantering och att försöka hänvisa patienterna till automaten. I projektet har vi kunnat bidra med IT-lösningen och tagit god tid på oss att förstå behovet och utmaningarna denna lösning har medfört. De krav som sattes i ett tidigt skede var:

• automaternas syfte är att en patient ska kunna checka in snabbt på sitt bokade besök
• patienten ska kunna se dagens bokade besök och kunna betala för besöket
• frikortsstatus ska visualiseras någonstans under incheckningen
• ett frikort skrivs ut från automaten när patienten uppnått detta

I den mobila lösningen ingår förutom allt ovanstående:

• att visualisera tidigare besök
• att visa frikortsnummer när patienten uppnår detta (digitalt frikort)

RESULTAT

Efter att ha varit igång med ett antal automater i verksamheten i några år har Region Skåne lyckats både förbereda och ändra sina IT-rutiner. Problematiken med lösningen är att en del av den mänskliga faktorn försvinner från patientflödet. En automat/mobilapplikation bemöter patienten som söker vård innan man får träffa läkaren/sjuksköterskan. Detta leder till att patienterna behöver acceptera att deras första möte är med en maskin och att de sedan får träffa läkaren/sjuksköterskan.

Andra delen är de nya behoven och de nya idéerna som ständigt uppstår gällande självincheckning. Frågor som:
– kan man få se mer information om besöket?
– när kan vi använda Swish?
– när kommer nationellt frikort?

Självincheckning kan lätt byggas ut, speciellt den mobila applikationen. Med automaterna vill man hålla kvar den snabba incheckningen samt automaternas främsta syfte som är att slippa köa.